Se préparer au CPOM : connaître les différentes étapes.
Le temps passe, et la crise vous a énormément sollicité… ce qui vous a peut-être conduit à positionner le CPOM au second plan.
Si la date de lancement de négociation de votre CPOM s’approche pour votre/vos établissement(s) et service(s), voici ce à quoi vous attendre. Les étapes présentées ici vous permettent de vous préparer au CPOM avec plus de sérénité. au
Durée des négociations
Les différents sites ARS comme le guide de l’ANAP présentent une durée de négociation du CPOM allant de 8 à 12 mois. La négociation d’un CPOM est donc une démarche longue. Elle va mobiliser votre énergie, votre temps, et celui de vos collaborateurs.
Par ailleurs, pour ceux dont les signatures sont prévues le 1er janvier 2022, vous savez déjà qu’il y aura du retard.
Les étapes
La démarche du CPOM comprend différentes étapes. Je vous propose ici une répartition de sept étapes sur deux phases :
- En phase 1 : l’ensemble de la négociation jusqu’à la signature ;
- Puis en phase 2 : le suivi, l’évaluation et le renouvellement du CPOM.
PHASE 1 ENSEMBLE DE LA NEGOCIATION JUSQU’A LA SIGNATURE
En préambule, pour se préparer au CPOM
vous allez créer un dossier « CPOM » dans votre base de données. Il comprendra les différents documents nécessaires au diagnostic et aux négociations. Vous pourrez y ajouter le plan de communication, la composition du COPIL et/ou du/des groupe(s) de travail…
Anticiper la disponibilité des documents nécessaires vous permettra de les mettre à jour. Vous trouverez une liste guide dans l’article « se préparer au CPOM : astuces et documents à prévoir ».
Etape 1 - Le lancement
Le lancement concerne le point de départ, la définition de la méthodologie et du calendrier.
A la base, une réunion de lancement était prévue entre les différentes parties. Aujourd’hui, chaque autorité de tarification s’organise (réunion ou prise de contact par mail/téléphone…). Donc, vous n‘aurez peut-être pas le même « démarrage » en fonction de votre région, ou du nombre d’établissements et de services concernés.
Par ailleurs, les calendriers prévus connaissent des décalages. Il est donc conseillé d’initier une prise de contact. Cela vous permettra d’obtenir des précisions sur le lancement, les échéances et la programmation des étapes.
Le lancement fera aussi l’objet d’une communication. Vous informerez alors les professionnels, les membres du Conseil d’Administration, du CVS et autre, en fonction de votre projet.
Etape 2 – Réalisation du diagnostic partagé
Cette étape dure environ 5 à 6 mois : 2 à 3 mois d’étude par vos soins + 2 mois d’analyse par les AT. Ces temps évoqués sont plus ou moins flexibles en fonction des départements.
Le diagnostic partagé reprend des éléments du projet d’établissement, de l’évaluation interne. Il tient compte du positionnement des établissements et services dans leur environnement. Les chiffres ANAP, ainsi qu’une une analyse globale des capacités financières et des immobilisations sont également pris en compte.
Le diagnostic réalisé en mode participatif avec les professionnels contribue à l’implication de tous, à une meilleure communication et au croisement des regards. Leur participation pourra se prévoir en COPIL et/ou groupes de travail. Bien évidemment cela s’organise en fonction des capacités et des possibilités d’organisation des établissements ou services.
Les résultats sont ensuite envoyés aux autorités de tarification compétente. Une phase de négociation se met alors en place entre les parties (étape 3).
Point de vigilance : certaines autorités de tarification souhaitent « accélérer le mouvement » et proposent peu de temps aux établissements et services pour réaliser ce diagnostic. Prenez le temps qui vous paraît nécessaire, car le diagnostic constitue la base des échanges. Osez négocier des délais s’ils vous paraissent trop courts.
Etape 3 - Les propositions contractuelles et les négociations (2 à 4 mois)
L’identification des objectifs se réalise à partir du diagnostic, des orientations de l’établissement, des programmes territoriaux, des priorités régionales PRS. Les objectifs répondent notamment aux besoins identifiés actuels. Ils contribuent aussi à faciliter leurs parcours.
Les négociations relatives aux organisations pluri-établissements et services, présentent des objectifs transversaux et des objectifs spécifiques pour chacune des entités.
Les négociations des objectifs sont en lien avec les moyens. A ce stade, les objectifs, les échéances et les indicateurs (mesure de l’atteinte des objectifs) sont également négociés entre les parties. Ces temps d’échanges peuvent faire l’objet d’une ou plusieurs rencontres.
L’ensemble aboutit alors à la formalisation de fiches actions sur un modèle imposé. Chaque fiche action comprend à minima : l’objectif, l’état des lieux et la description de la situation visée a 5 ans, les étapes de réalisation, les moyens, les échéances, le pilote, les indicateurs.
Les fiches actions finalisées sont alors validées par l’autorité de tarification compétente.
Il sera également nécessaire d’inclure l’EPRD et le PPFG.
Points de vigilance
Deux erreurs fréquentes sont observées :
– L’engagement sur des objectifs trop nombreux ou trop challengeant qui ne seront pas tenables, ni pour les managers, ni pour les équipes ;
– Le positionnement de la majorité des objectifs en début de CPOM (sur les 2/3 premières années). Effectivement, il est difficile de prioriser des actions au détriment d’autres pour le bien-être des usagers.
Etape 4 - La signature (2 mois)
Le CPOM devient officiel à sa signature. Elle a lieu après une consultation des instances internes de l’établissement (IRP, Conseil d’usagers), une validation et l’accord du/des autorités de tarification.
PHASE 2 LE SUIVI DU CPOM
Etape 5 – Le suivi du CPOM en interne
Le copil pourra se transformer en comité de suivi. Il s’appuiera sur le tableau récapitulatif des objectifs et des fiches actions. De ce fait, cette organisation vous permet de rester focus et d’évaluer l’atteinte de vos objectifs régulièrement.
Si des actions ne sont pas mises en place, ou s’il s’avère que des indicateurs ne sont pas pertinents, ou les moyens pas adaptés, cela vous permettra d’argumenter. Puis, vous pourrez proposer une adaptation lors du dialogue de gestion ou de l’évaluation à mi-parcours.
Etape 6 – Le dialogue de gestion
Un dialogue de gestion entre les parties (l’établissement/les autorités de tarification) est organisé chaque année pour suivre la réalisation des objectifs. Vous continuez également à transmettre l’EPRD et l’ERRD .
Il existe aussi la possibilité de faire un avenant au CPOM. Cette notion est introduite au contrat.
Etape 7 – Evaluation du CPOM et renouvellement
Une évaluation du CPOM est généralement prévue à mi-parcours, notamment pour les EHPAD avec une nouvelle évaluation du PATHOS.
Le renouvellement du CPOM nécessite un temps dédié important. En effet, de nouveaux objectifs y sont définis par les parties prenantes. Il est donc nécessaire d’anticiper le renouvellement au minimum un an avant.
Afin de repartir sur des bases solides, il convient, de disposer d’un bilan partagé du CPOM. De ce fait, plus les analyses annuelles auront été menées en approfondissant, plus le bilan sera facile à réaliser.
Ainsi, il est conseillé d’anticiper un bilan du CPOM à N+4.
Vous avez besoin d’en savoir plus ou d’être accompagné ?
