EPRD : Pourquoi suivre de près les créances ? Comment agir ?10 mai 2022

EPRD et stratégie financière : pourquoi suivre de près les créances ? comment agir ?

Au moment de l’EPRD et de sa stratégie financière, cet article vous présente :

• l’importance d’évaluer et suivre l’évolution du compte de créances,
• comment agir pour faire baisser les créances, et générer de la trésorerie.

Sur votre bilan financier, les créances se trouvent au niveau du BFR, dans la partie des emplois (partie gauche).

Qu’est-ce qu’une créance ?

Il s’agit tout simplement l’argent que vous doivent les résidents, les autorités de tarification (CD notamment) et autres organismes (comme la CAF pour les loyers…). En termes simples, les créances sont de « l’argent dehors ».

Une créance existe lorsqu’un titre ou une facture a été émis(e), et qu’il/elle n’a pas encore été réglé(e).

Les créances fonctionnent en vase communiquant avec l’ensemble des grands équilibres financiers. Plus vous aurez de créances, plus votre BFR (besoins en fonds de roulement) sera important et plus cela creuse votre trésorerie.

Pourquoi suivre l’état des créances très régulièrement ?

Il est plus important qu’on ne le pense, de suivre de près les créances.

D’abord parce qu’elles mobilisent et impactent votre trésorerie. Trop importantes, elles peuvent venir fragiliser les équilibres financiers de votre/vos établissement(s).

Ensuite, parce que la créance d’un créancier peut très vite augmenter. J’ai vu des établissements avec plusieurs centaines de milliers d’euros de créances, qui se sont accumulées au fil des années. Et celle-ci risque d’être intégrée au compte de résultat à un moment donné.

Effectivement, les créances qui deviennent des créances dites « créances irrécouvrables » (le résident ne vous paiera pas, il est insolvable ou décédé, dans le cas où vous n’avez pas de recours possible), se transforment en charges de gestion « pertes sur créances irrécouvrables » qui vont venir impacter directement votre compte de résultat à la baisse.

Le résultat génère alors un coût qui se traduit par une perte nette pour l’établissement.

Comment évaluer l’état de vos créances ?

Globalement, il est nécessaire d’être attentif aux éléments suivants :

• Dans votre bilan financier, vérifiez :
  • Si vous constatez un montant de créance important.
  • Si la ligne créances augmente
  • Si votre structure est amenée à faire des lignes de trésorerie
  • Si votre BFR est important
  • Si votre trésorerie est trop faible

Ainsi, vous pouvez  mesurer  les créances en jours, à l’aide du ratio suivant : solde compte créances (41) X 365 jours / total des produits (70 à 73). Le ratio est correct lorsque le nombre de jours est inférieur à 30 jours.

Comment agir sur les créances ?

• Passer de la facturation du terme échu en terme à échoir

permet de réduire de façon significative le montant des créances. (L’article R.314-114 du CASF stipule que les prix de journée sont facturés mensuellement selon le terme à échoir pour tous les établissements relevant du 6° du I de l’article L.312-1 du CASF).

Pour que ce soit acceptable pour les résidents, le mieux est d’en échanger avec le CVS, et d’avancer étape par étape. D’ailleurs, certains établissements qui l’ont fait, ont proposé aux résidents déjà présents ou à leurs représentants légaux, ce qui était possible pour eux (échelonnement sur 3 mois, 6 ou 12 mois). Ils ont aussi appliqué la facturation en terme à échoir  directement à tous les nouveaux résidents.

• Assurer un suivi mensuel des créances et réagir s’il y a risque

Il est indispensable de s’organiser :

• soit avec le trésorier dans le cadre d’un établissement public,
• soit avec votre comptable dans le cadre d’un établissement privé, pour viser mensuellement où en sont les paiements des résidents notamment, et ceux des autres créanciers s’il y a risque.

Le principe est de réagir rapidement, par exemple, dès 2 mois de retard (à voir selon votre contrat de séjour) et d’assurer une traçabilité (lettre en recommandé). Le juge ne prendra en compte les dettes d’un usager, qu’à partir du moment où elles auront fait l’objet de rappel écrit en recommandé (au représentant légal). Il est donc important de formaliser une procédure claire pour tout retard de paiement. Soyez également vigilant à la personne qui signe le contrat de séjour. Légalement, la personne signataire du contrat de séjour, est soit le résident ou soit son représentant légal. uniquement.

• Facturer pendant l’instruction d’un dossier à l’aide sociale

Il s’agit d’un point de vigilance à avoir dans l’attente de réponse, suite à une demande d’aide sociale.

Certains établissements ne facturent pas pendant toute l’instruction du dossier. C’est une erreur, car si le résident n’est pas habilité à percevoir l’aide sociale, il y a un risque pour que la créance qui s’est accumulée pendant la durée de l’instruction, ne soit pas honorée faute de revenus suffisants.

En conclusion

Souvent oubliées, les créances constituent pourtant, un élément conséquent à suivre, car il s’agit d’un levier important pour renforcer la trésorerie et éviter des pertes financières.

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