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Le nouveau mode d’évaluation externe ESSMS décrypté

EVAL EXTERNE

La loi du 24 juillet 2019 a confié à l’HAS (Haute Autorité de Santé) la responsabilité d’élaborer le nouveau mode d’évaluation externe ESSMS dont l’objectif premier est de mesurer et contribuer à l’amélioration de la qualité d’accompagnement, autour de 3 enjeux principaux.

Le nouveau mode d’évaluation externe des ESSMS s’appuie sur :

  • Une évaluation tous les 5 ans contre 7 ans auparavant
  • La fin de la distinction évaluation interne – évaluation externe, avec des auto-évaluations suivant les plans d’actions d’amélioration
  • Un méthodologie très encadrées via un manuel d’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux . Il décline  le mode opératoire de A à Z et décrit de façon précise et détaillée l’ensemble de la démarche.
  • Un référentiel d’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux qui décrit les critères de l’évaluation.
  • Des organismes tiers habilités évaluateurs accrédités par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation) et habilité par la HAS – le décret fixant les modalités d’intervention des organismes évaluateurs est attendu

Plus largement, le nouveau dispositif s’inscrit dans le cadre des recommandations de bonnes pratiques de la HAS. Il sera également l’occasion de mesurer l’atteinte des objectifs inscrits dans les Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens (CPOM), qui lient les ESSMS avec leurs financeurs.


Télécharger le manuel d’évaluation externe

Dans cet article, vous trouverez :

  • Quand seront programmées les évaluations externes
  • Les modalités d’organisation des évaluations externes
  • Les neuf thématiques abordées et évaluées
  • Les 18 critères “impératifs” auxquels votre établissement ou service doit répondre
  • La forme du rapport, qui sera probablement rendu public

Bonne lecture.

Quand auront lieu les évaluations externes ESSMS ?

Les évaluations seront majoritairement programmées entre juillet 2023 et fin 2027 dans un arrêté de programmation des évaluations, diffusé au plus tard le 1er juillet 2022.

Vous connaitrez donc la date de l’évaluation externe de votre/vos structure(s) dès juillet 2022 .

Comment est structurée l’évaluation externe ESSMS

évaluation externe ESSMS

Le nouveau référentiel de l’évaluation externe s’appuie sur une base commune à tous les ESMS et des critères spécifiques en fonction des catégories et des publics.

  • le référentiel est structuré en 3 CHAPITRES
  • déclinés en 9 THEMATIQUES – avec 42 objectifs et 157 critères
  • autour de 4 valeurs fondamentales.

A savoir : dix-huit critères sont dits « impératifs » et génèrent des actions spécifiques dans la continuité immédiate de la visite d’évaluation, s’ils ne sont pas satisfaits.

Modalités d’organisation autour de 3 grands chapitres et de la participation

Les 3 grands chapitres de l’évaluation externe des ESSMS concernent :

  • La personne accueillie pour le chapitre 1
  • Les professionnels pour le chapitre 2
  • L’ESSMS et ses process pour le chapitre 3

L’objectif du découpage en ces 3 chapitres est

d’associer de manière formelle, la personne accompagnée sur l’évaluation des différentes thématiques ainsi que les professionnels et les membres de la gouvernance de l’ESSMS.

Les modalités d’organisation prévues dans le manuel de l’évaluation externe, permettent une analyse croisée (telle que déclinée ci-dessous) :

  • Du recueil de l’expérience de la personne accompagnée,
  • De l’évaluation des pratiques mises en œuvre par les professionnels
  • De la dynamique impulsée par la gouvernance de l’établissement ou du service

Tableau de présentation des modalités de l’évaluation externe pour les ESSMS – source : HAS

Evaluation des critères autour de neuf thématiques

Les neufs thématiques, traitées pendant l’évaluation externe, sont des sujets déjà bien connus et déployés par les ESSMS :

  • Bientraitance et éthique
  • Les droits des personnes
  • Expression et participation de la personne
  • Co-construction et personnalisation du projet d’accompagnement
  • Accompagnement à l’autonomie
  • Accompagnement à la santé
  • Continuité et fluidité des parcours
  • Politique ressources humaines
  • Démarche qualité et gestion des risques

A noter que les droits des personnes ont été malmenées lors de la crise COVID, en lien avec les instructions gouvernementales.

Les neuf thématiques sont donc évaluées sur a base de critères définis dans le référentiel de l’évaluation externe.

Chacun des critères est évalué à partir :

  • d’entretiens croisés (personnes accompagnées, professionnels, gouvernance, CVS) ;
  • d’analyse documentaire ;
  • d’observation sur le terrain.

Les critères sont évalués selon la cotation suivante :

                     Tableau de cotation des critères de l’évaluation externe pour les ESSMS – source : HAS

Le référentiel est traduit dans le système d’information dédié sécurisé Synaé, mis à disposition pour la réalisation des évaluations des ESSMS.

Focus sur les 18 critères dits « impératifs »

La cotation égale à 1, 2 ou 3 d’un critère impératif et la production d’un formulaire « critère impératif » associé, impose à l’ESSMS l’obligation d’élaborer un plan d’action spécifique.

L’ESSMS, lors de la transmission du rapport d’évaluation à l’autorité compétente, doit transmettre un plan d’action spécifique défini pour chacun des critères impératifs faisant l’objet d’un formulaire dans le rapport d’évaluation, dont les mesures correctives mises en place.

L’autorité compétente peut, à réception, mener toute investigation complémentaire nécessaire lui permettant de s’assurer de l’adéquation du plan d’action défini par l’ESSMS, des mesures correctives apportées et des échéances fixées.

                         Présentation du formulaire « critères impératifs » – sources HAS

Liste des 18 critères dits « impératifs » :

  • CRITÈRE 2.2.1 – Les professionnels soutiennent la liberté d’aller et venir de la personne accompagnée.
  • CRITÈRE 2.2.2 – Les professionnels respectent la dignité et l’intégrité de la personne accompagnée.
  • CRITÈRE 2.2.3 – Les professionnels respectent la vie privée et l’intimité de la personne accompagnée.
  • CRITÈRE 2.2.4 – Les professionnels respectent la liberté d’opinion, les croyances et la vie spirituelle de la personne accompagnée.
  • CRITÈRE 2.2.5 – Les professionnels respectent le droit à l’image de la personne accompagnée.
  • CRITÈRE 2.2.6 – L’ESSMS favorise l’exercice des droits et libertés de la personne accompagnée.
  • CRITÈRE 2.2.7 – L’ESSMS garantit la confidentialité et la protection des informations et données relatives à la personne accompagnée.
  • CRITÈRE 3.6.2 – Les professionnels respectent la sécurisation du circuit du médicament.
  • CRITÈRE 3.11.1 – L’ESSMS définit, avec les professionnels, un plan de prévention et de gestion des risques de maltraitance et de violence au bénéfice des personnes accompagnées.
  • CRITÈRE 3.11.2 – L’ESSMS traite les signalements de faits de maltraitance et de violence, et met en place des actions correctives.
  • CRITÈRE 3.12.1 – L’ESSMS organise le recueil et le traitement des plaintes et des réclamations.
  • CRITÈRE 3.12.2 – L’ESSMS communique sur le traitement des plaintes et des réclamations aux parties prenantes.
  • CRITÈRE 3.12.3 – Les professionnels analysent en équipe les plaintes et les réclamations et mettent en place des actions correctives.
  • CRITÈRE 3.13.1 – L’ESSMS organise le recueil et le traitement des évènements indésirables.
  • CRITÈRE 3.13.2 – L’ESSMS communique sur le traitement des évènements indésirables auprès des parties prenantes.
  • CRITÈRE 3.13.3 – Les professionnels déclarent et analysent en équipe les évènements indésirables et mettent en place des actions correctives.
  • CRITÈRE 3.14.1 – L’ESSMS définit, avec les professionnels, un plan de gestion de crise et de continuité de l’activité et le réactualise régulièrement.
  • CRITÈRE 3.14.2 – L’ESSMS communique son plan de gestion de crise en interne et en externe.

Dès maintenant, voyez comment vous vous situez dans ces critères en fonction du référentiel. Pour info, le logiciel qualité AGEVAL, est en train d’adapter sa base sur le nouveau référentiel de l’évaluation externe. Il peut constituer une aide précieuse à votre démarche d’amélioration continue de la qualité, le suivi des plans d’actions, etc. (il s’agit d’un avis sincère, Ty Managers ne perçoit aucun dividende…).

Le rapport de l’évaluation externe ESSMS

Un rapport de l’évaluation externe est réalisé pour chaque ESSMS. Il est instruit sur une plateforme nationale Synaé, et reprend l’ensemble des données recueillies et répertoriées sur la plateforme Synaé par les intevenants.  Il vise à mettre en exergue le niveau de qualité atteint par l’ESSMS évalué, par la mise en relief de la cotation des éléments d’évaluation du référentiel.  

Chaque rapport sera à remettre aux autorités de tarification, à l’HAS, aux instances. Il devrait être diffusé plus largement, voire publiquement, les modalités restant à prévoir.

Les différentes parties qui composent le rapport d’évaluation généré par Synaé sont :

  • la présentation de l’ESSMS évalué ;
  • la cotation des différents critères et objectifs du référentiel ;
  • un focus sur les critères impératifs ;
  • une synthèse par chapitre des différentes thématiques du référentiel d’évaluation ;
  • le niveau global atteint par l’ESSMS ;
  • les observations émises par l’ESSMS.

Le rapport est automatiquement généré par la plateforme Synaé à partir des éléments saisis par les intervenants de l’organisme et les observations rédigées par l’ESSMS.

Le chapitre 1 « la personne »

Le chapitre 1 intitulé « La personne » du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS, est évalué au travers de la méthode dite de « l’accompagné traceur » (cf. tableau en fin de section). Cette méthode est centrée sur l’expression de la personne sur son accompagnement se matérialise par un entretien avec des personnes accompagnées, suivi d’un entretien avec le/les professionnels qui l’accompagnent au quotidien.

Dans le cadre de l’amélioration continue de la qualité, cette méthode vise à renforcer l’engagement de la personne comme actrice de son accompagnement. Elle permet également aux personnes accompagnées d’être de véritables partenaires de l’ESSMS dans l’amélioration des pratiques.

L’évaluation portant sur la personne accompagnée se concentrera sur :

  • La bientraitance et le respect des droits de la personne accompagnée ;
  • Son cadre de vie ;
  • La sollicitation de son expression, de son expérience et de son entourage ;
  • La co-construction et la personnalisation de son projet d’accompagnement ;
  • Les actions de prévention et d’éducation à la santé et à l’autonomie dont elle bénéficie ;
  • L’accompagnement à la santé dont elle bénéficie et la fluidité des parcours.
Identification des profils des personnes accompagnées par l’ESSMS

L’ESSMS identifie une liste de personnes accompagnées aux profils et aux parcours diversifiés (nombre au moins égal au double du nombre d’« accompagné traceur » prévu). Il les informe et sollicite leur consentement en amont de la visite. Au moment de la visite d’évaluation, l’ESSMS propose aux intervenants de l’organisme cette liste qui précise les éléments suivants :

  • Caractéristiques de la personne (exemples : âge, sexe, etc.) ;
  • Durée d’accompagnement (exemples : moins de trois mois, moins de six mois, moins d’un an, plus d’un an, etc.) ;
  • Mode d’entrée (exemples : du domicile, en urgence, transfert d’un autre ESSMS, après hospitalisation, etc.) ;
  • Autres informations utiles (exemples : personne isolée, demande à être accompagnée lors de l’entretien, lieu de vie, etc.).

L’objectif étant de permettre aux intervenants de l’organisme d’appréhender tous les éléments utiles à la sélection du profil des personnes à rencontrer.

Le nombre de séquences « accompagné traceur » doit être adapté aux différents profils existants dans l’ESSMS considéré (minimum 3 pour les ESSMS de petite taille).

Tableau exemple pour un EHPAD – source HAS

Le chapitre 2 « les professionnels »

Le chapitre 2 « Les professionnels » du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS, est évalué au travers de la méthode du « traceur ciblé » (cf. tableau en fin de section).

Le traceur est « ciblé » sur les différentes thématiques du référentiel d’évaluation investiguées. La thématique étant le fil conducteur de l’entretien.

Cette méthode est centrée sur l’entretien avec les professionnels pour évaluer la mise en œuvre réelle d’un processus sur le terrain et sa maîtrise.

L’objectif est :

  • D’observer les pratiques des professionnels sur la thématique considérée ;
  • De recueillir des éléments factuels sur la mise en œuvre réelle d’un processus sur le terrain et sa maîtrise.

Dans le cadre de l’amélioration continue de la qualité, cette méthode vise à inscrire l’évaluation de la qualité des ESSMS dans l’activité quotidienne des structures et à promouvoir une démarche porteuse de sens pour les professionnels.

Selon la taille de l’ESSMS, un ou plusieurs entretiens sont réalisés sur une ou plusieurs thématiques, selon la composition de l’équipe de professionnels. Pour finir, l’ensemble des thématiques auront été évaluées.

A l’issue des entretiens réalisés avec les professionnels, l’intervenant s’entretient avec le(les) membre(s) de la gouvernance afin de :

  • Compléter et d’éclairer certains éléments de réponse (ou de non-réponse) recueillis auprès des professionnels,
  • De recueillir des réponses aux éléments d’évaluation sur l’organisation et les moyens déployés pour sa mise en œuvre.

L’évaluation portant sur le chapitre 2 « les professionnels » se concentrera sur :

  • Avoir un questionnement éthique ;
  • Garantir l’effectivité des droits des personnes accompagnées ;
  • Favoriser l’expression et la participation de la personne,
  • Coconstruire et personnaliser son projet d’accompagnement,
  • Assurer la fluidité et la continuité des parcours ;
  • Réaliser un accompagnement à la santé et à l’autonomie des personnes.

Le chapitre 3 « l’ESSMS »

Le « Chapitre 3 « l’ESSMS » du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS est évalué au travers de la méthode de « l’audit système ».

La méthode de « l’audit système » permet d’évaluer l’organisation de l’ESSMS pour s’assurer de sa maîtrise et de sa capacité à atteindre les objectifs fixés au sein des thématiques identifiées.

L’évaluation est réalisée à partir des données recueillies auprès de la gouvernance de l’ESSMS sur l’organisation définie et déployée, complétées par un entretien avec les professionnels pour en vérifier la mise en œuvre sur le terrain.

Au cours des différents entretiens (gouvernance et professionnels), l’ensemble des thématiques sont investiguées par les intervenants de l’organisme. Différentes thématiques peuvent être investiguées sur une même séquence, selon la taille de l’ESSMS et la composition des équipes (membres de la gouvernance, professionnels, personnes-ressources, etc.).

Les intervenants de l’organisme doivent identifier un temps, en amont des séquences, pour consulter la documentation en lien avec la(les) thématique(s) investiguée(s).

Cette évaluation questionnera l’ESSMS et sa gouvernance sur différentes thématiques :

  • Encourager une démarche de bientraitance et éthique
  • Garantir le droit des personnes et leur expression
  • Veiller au cadre de vie de la personne ;
  • Impulser une stratégie d’accompagnement de la personne et une politique de ressources humaines ;
  • Le tout dans une démarche qualité et gestion des risques
  • Organiser la co-construction et la personnalisation des projets d’accompagnement, à proposer une stratégie d’accompagnement à l’autonomie et à la santé, à construire
  • Déployer une politique de ressources humaines et une démarche qualité et de gestion des risques au bénéfice des accompagnements.

Pour conclure

Nous souhaitons que ce résumé vous ait permis d’appréhender les grandes lignes du nouveau mode d’évaluation externe des ESSMS, qui à priori, se rapproche des méthodes d’accréditation des établissements hospitaliers.

Un webinaire de présentation de l’évaluation externe devrait avoir lieu le 9 mai 2022. Nous reviendrons vers vous à ce moment-là.

Le manuel de l’évaluation que vous pouvez télécharger dans l’introduction, présente de façon détaillée l’ensemble des modalités (cotation, déroulé etc…).

Pour toute précision, contactez-nous : 


Contactez-nous

Bonne continuation à vous.

CPOM

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