Fermer la porte de son bureau. Et si c’était un choix utile ?23 octobre 2022

Pourquoi laissons-nous la porte ouverte ?

Fermer la porte de son bureau : nombreux cadres et dirigeants, notamment dans le secteur médico-social laissent leur porte « toujours » ouverte. En faites-vous partie ?

L’intention positive est de montrer qu’ils sont disponibles, ouverts et présents pour communiquer et aider si besoin.

Cette tendance vient de deux courants :

• De l’évolution sociétale avec l’émergence des ressources humaines en entreprise qui prennent la place de la gestion du personnel dans les années 70. Cette fonction qui était très administrative s’humanise et s’attache à développer le dialogue, la convivialité…
• et aussi, dans le secteur médico-social, de l’histoire des institutions médico-sociales, héritage des communautés religieuses, du don de soi, de la vocation…

Fermer la porte de son bureau, peut amener de la culpabilité de ne pas en faire assez, avec peut-être la peur du jugement des autres. Pourtant, fermer la porte de son bureau peut aider à limiter le stress et augmenter la performance.

Evaluez votre fonctionnement :

Sur une ou deux journées « classiques » de travail, vous allez évaluer le nombre d’interruptions que vous subissez. Pour cela, prenez un papier, un stylo et cocher à chaque interruption, en ajoutant les raisons de l’interruption. Vous pourriez être très surpris du résultat.

Une fois l’évaluation faite sur deux journées, observez les fois où cela aurait pu attendre un peu. Toutes les interruptions sont elles des « urgences » ? Ou certaines pouvaient attendre ? être regroupées ?

Que décidez-vous ?

Les limites de la porte toujours ouverte

Pourtant, cette pratique a des limites, et constitue un frein à 3 niveaux :

• D’abord, au niveau de la gestion de votre temps : vous perdez un temps fou à cause des interruptions. Chaque interruption vous éloigne du sujet sur lequel vous étiez concentré(e)  pendant plusieurs minutes. Pour se reconnecter et retrouver le même niveau de concentration que vous aviez avant d’être interrompu, le cerveau met 3 à 5 minutes.

• Ensuite au niveau stratégique : vous ne pouvez pas penser stratégie, et réfléchir sereinement, avancer sur des dossiers de fond, si vous êtes en permanence dérangé, et si vous sur-réagissez aux sollicitations de votre environnement. Au final, c’est la qualité de votre travail et le sens de votre mission qui en pâtît.

• Enfin, au niveau du management : si vous donnez le reflexe aux personnes de venir vous voir dès qu’elles rencontrent un problème … surtout si vous leur apportez la solution, cela peut freiner leur autonomie et la prise d’initiative. Si elles devaient attendre, elles trouveraient peut-être des solutions par elles-mêmes ou auraient au moins le temps d’y réfléchir. Et si elles ne peuvent pas attendre, peut-être il y-a-t-il des process à revisiter ou votre posture à faire évoluer.

Donc si vous vous plaignez d’être « toujours » dérangé(e) , c’est qu’il y a des limites poser, et personne ne le fera à votre place.

• Sinon, votre temps a quelle valeur ?
• Votre travail a quelle valeur ?

Minitest : où en êtes-vous ?

• Etes-vous capable de dire « non » aux demandes externes et poursuivre ce que vous avez planifié ? souvent – parfois – très rarement
• Osez-vous dire aux autres lorsque vous n’avez  pas le temps d’acquiescer à leurs demandes ? souvent – parfois – très rarement
• Si vous avez besoin de vous concentrer, fermez-vous votre porte de bureau plusieurs heures dans la journée  ? souvent – parfois – très rarement

Si vous avez répondu  « parfois » ou « très rarement » :

• qu’est-ce qui vous en empêche vraiment ? une appréhension à dire non ? l’angoisse d’être critiqué ? la pensée que vous devez absolument répondre aux besoins des autres dans l’immédiat ? la peur de blesser, de décevoir ? ou l’appréhension de ne pas tout maîtriser ?
• au détriment de quoi laissez-vous votre porte toujours ouverte ?

Fermer la porte de son bureau est une décision

La première clef est de s’autoriser à fermer la porte de son bureau et de prendre la décision de le faire.

Donc, positionnez-vous, osez donner des limites que ce soit :

• à l’accès à votre espace de travail
• à l’accès à votre temps disponible pour les autres.

Ce qui ne veut pas dire, bien évidemment, que vous ne traiterez pas le sujet qu’on vous amène. Vous le ferez, mais pas forcément tout de suite, pas illico presto.

Lorsque vous prenez des rendez-vous avec vous-même pour bosser, comme tout rendez-vous professionnel, préservez l’espace dont vous avez besoin.

C’est juste l’idée de commencer, de se jeter dans le grand bain qui fait peur. Et plus vous le demanderez, plus souvent vous le poserez, plus les gens le respecteront.

Il s’agit juste d’une décision et de s’autoriser à cela, s’autoriser à se concentrer pour sa mission.

La seconde clef est de communiquer sur le sujet

Il s’agit d’informer les personnes autour de vous, les professionnels et de garder le cap. Ils seront peut-être surpris au début, mais prendront vite l’habitude et attendront que vous soyez disponibles. Peut-être entendrez-vous des réactions au démarrage, dans ce cas écoutez,  et tenez-bon.

Astuces :

• Posez un petit panneau sur la porte de votre bureau, « ne pas déranger – en rendez-vous »
• Prévenez le secrétariat qu’on ne vous dérange pas au téléphone, débranchez vos sonneries.

Et si toutefois on vous dérange, voici des pistes de réponses :

• Excuse(z)-moi, pour l’instant je ne suis pas disponible”,
• “Je vous appelle demain ou à telle heure pour régler ça, merci…”,
• “Laisse-moi une heure pour faire avancer ce dossier urgent et on voit ça ensemble.
• Trouvez la votre :…

La troisième clef pour fermer la porte de son bureau, est de prévoir des plages disponibles

En contrepartie, il est primordial de prévoir des temps, des espaces, où vous répondez aux questions de vos collaborateurs, où votre bureau est ouvert, mais pas à tout moment de la journée.

Pour cela, indiquez les plages où vous êtes disponible. Demandez aux personnes de respecter ces créneaux autant que possible…et communiquez de façon habile sur votre nouvelle organisation. Ceci va  vous faciliter la vie tout en favorisant l’initiative et l’autonomie.

Astuce  :

certains dirigeants posent la règle suivante : venir uniquement à condition que les personnes aient réfléchi aux solutions possibles.

En conclusion

C’est maintenant à vous de jouer. Voici quelques questions qui pourront vous aider :

• Qu’avez-vous à gagner à fermer la porte de votre bureau lorsque vous devez réfléchir ou travailler sur un dossier ?
• Comment allez-vous vous y prendre ?
• Quelle première action vous mettez en place ?
• Quels sont les obstacles que vous pouvez rencontrer ? et comment les dépasser ?
• Comment évaluez-vous que vous avez réussi  ?
• Vous commencez quand ?

Si vous avez des pratiques qui fonctionnent, vous pouvez les indiquer en commentaires afin d’aider tous les cadres et dirigeants qui n’osent pas fermer leur porte de bureau.

Merci

A bientôt.

L’équipe Ty Managers

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