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Pourquoi et comment transformer son bureau

Si vous profitiez de l’été pour créer un environnement porteur ?

Ty Managers

Qui rêve d’avoir un bureau clair, rangé, agréable en se disant… mission impossible ?

Vous, moi, nous sommes des milliers à « supporter » un bureau mal organisé, en bazar, à passer du temps à rechercher des documents, à se dire qu’il faudrait  améliorer… sans le faire réellement.

Adepte ou non du désordre … sachez qu’un bureau mal rangé fait perdre du temps. La pagaille qui y règne gêne aussi la concentration et constitue une source de stress, sans même en avoir conscience.

Donc, plus votre environnement est simplifié, plus vous allez être serein et disponible. Vous gagnez du temps, vous diminuez les sources du stress, et augmentez votre productivité.

Ce que vous allez découvrir dans cet article TY Managers « pourquoi et comment transformer votre bureau » :

  • Saviez-vous que votre environnement agit directement sur vos comportements ?
  • Faites votre bilan : bureau partenaire ou bureau boulet ?
  • Passez à l’action
  • Pour ceux qui n’ont pas d’idées de plan d’action
  • Conclusions

Saviez-vous que votre environnement agit directement sur vos comportements ?

Le petit Robert définit l’environnement comme les « Conditions extérieures susceptibles d’agir sur le fonctionnement d’un système, d’une entreprise… »

L’environnement est constitué de tout ce qui nous entoure (lieu de vie, de travail, voiture, bureau…) et de nos relations, des personnes que nous côtoyons.

Dans l’échelle des « niveaux logiques », appelés Echelle de Dilts*, l’environnement influence nos comportements, nos pensées, notre humeur, nos actions…

Environnement limitant

Un environnement inadapté pour soi, va provoquer des comportements de protection comme le retrait, la frustration, la morosité, la colère… Une étude menée par l’université du Nouveau-Mexique en 2016 montre que le désordre a un impact négatif sur le niveau de bien-être.

Environnement porteur

Alors qu’un environnement porteur fournit du soutien, du bien-être, de l’inspiration, de la motivation, de l’information de qualité et une structure nécessaire à l’atteinte de ses buts.

En bref

« Un séquoia planté en Californie du Nord pousse bien. Un magnolia planté en Géorgie du Sud pousse bien.  Mais ni un séquoia planté en Géorgie du sud, ni un magnolia planté en Californie du nord ne poussent bien. Végéter n’est pas la faute de l’arbre, c’est l’environnement qui pose un problème ». Source : Coach académie.

 

Et si vous avez encore un doute sur le rangement de votre bureau, sachez que selon « La dépêche », le rangement est associé au bien-être pour près de la moitié des Français sondés (enquête réalisée par l’Institut d’études Sociovision). Cette même enquête a aussi précisé que 32% évoquent un gain de temps dans la mesure où ils retrouvent plus facilement leurs affaires. Un tiers d’entre eux y voit même un effet thérapeutique, allant jusqu’à considérer que “cela remet de l’ordre dans leur vie”.

 

Evoluer dans un environnement clair contribue à votre bien-être et votre santé.

 

Faites votre bilan : bureau partenaire ou bureau boulet ?

Votre bureau fait partie de votre environnement dans lequel vous évoluez 8 à 10 heures par jour en moyenne. Il a donc une influence sur votre état de bien-être, votre motivation…

Etudier son impact va donc constituer une première étape dans la démarche. Cette étape viendra nourrir le plan d’amélioration (étape 2) puis le passage à l’actions (étape 3).

Voici une proposition d’analyse que vous pouvez réaliser au long d’une journée où vous serez au calme.

1- Prenez quelques minutes, munissez-vous d’une feuille et observez votre bureau, observez comment vous vous vous y sentez, comment vous occupez votre terrain.

2-Notez tout ce que vous appréciez et tout ce qui ne vous convient pas, ce que l’on peut appeler « Les gaspis », parce qu’ils vous coûtent en temps, en énergie, en pensées…

Allez du spécifique (vent sous la fenêtre, les multiprises dans les multiprises…) au global jusqu’à la porte toujours ouverte…ou fermée de temps en temps ?

Quelques questions qui pourront faciliter votre analyse

  • Qu’est-ce qui vous pollue au quotidien dans votre bureau ?
  • Qu’est-ce qui est limitant, freinant, encombrant ?
  • Qu’est-ce qui ne vous convient pas ? qui gaspille votre temps ? votre énergie ?
  • La déco ? le mobilier ? le rangement ? les dossiers qui croulent ? les papiers entassés ? Un manque de matériel ? Un placard qui ne ferme pas à clef ? un ordinateur qui rame ? vous avez trop froid ? les gens entrent sans frapper ? et plongent illico sur votre écran d‘ordinateur ? etc….

Passer à l’action

Une fois ce bilan réalisé, demandez-vous ce qu’il serait utile de trier, jeter, aménager, systématiser, ranger, transformer, faire évoluer, structurer, etc.

Choisissez 8 actions précises avec une deadline (date maximale de réalisation), la durée, l’échelonnement, les bénéfices de faire cette action. Construisez un plan d’actions et suivez-le. Pour chacune des sujets, vous pouvez utiliser le modèle suivant :

  • Quel gaspi allez vous traiter (ceux classés en priorité 1 d’abord) ?
  • Le bénéfice à le traiter
  • Le coût si vous ne le faites pas
  • Choix : vous agissez ou pas ? (cela vous engage de l’écrire)
  • L’objectif que vous vous donnez
  • Pour quand ?

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Ty Managers

Pour ceux qui n’ont pas d’idées de plan d’action

1 - La poubelle mon amie

Commencez par trier et jeter (ou donner) tout ce qui ne vous sert pas.

Evitez les « au cas où ». Si vraiment vous ne pouvez pas vous en débarrassez stockez les dans un carton en attendant, puis dans quelques mois évaluez si les « au cas où » vous ont manqué et jetez-les. Généralement, on s’attache à des objets dont nous n’avons pas besoin.

Dans son livre la magie du rangement, Marie Kondo conseille de jeter tout ce qui ne sert pas. 

Une étude récente a révélé que lorsque l’on hésite à jeter, il suffit de prendre l’objet en photo. Cela permet de conserver sa trace.

 

2 – Chaque chose à sa place et une place pour chaque chose

Du temps gagné, du stress en moins et de l’efficacité en plus. Des choses rangées à leur place sont tellement faciles à trouver. Trouvez donc des places pratiques, en libérant de l’espace sur votre bureau. Moins il y aura de choses sur votre bureau, plus vous aurez les idées claires, l’esprit désencombré.

Utilisez des fournitures de rangement qui vous faciliteront la vie. Gardez à portée de main les éléments importants dont vous vous servez régulièrement.

 

3 - Aménagez votre bureau à votre goût

Prévoyez une décoration qui vous inspire, un agencement pratique et agréable. La réorganisation et le nouvel agencement de votre bureau vont vous redonner de l’élan. Investissez dans du matériel qui va libérer de la place et alléger votre bureau.

 

4 - Qui ménage sa monture va loin !

Pensez au confort et à votre santé Votre chaise de bureau est-elle ergonomique ? votre souris ? votre clavier ?

Si la réponse est non : investissez ! Aucun job ne vaut votre santé.

Conclusion

Aménager son bureau (environnement de travail) en un lieu confortable, clair, pratique relève d’une véritable stratégie d’efficience, qui peut rapidement être mise en œuvre. Une fois la décision prise, le plan d’action réalisé, vous voilà prêt-e pour gagner en efficacité et en énergie.

 

Reste à maintenir l’ensemble dans la durée

Pour entretenir cet espace, deux minutes suffisent chaque soir avant de partir. Fermez vos dossiers et classez-les. Rangez vos stylos… et jetez ce qu’il y a à jeter. Il s’agit également d’un signal pour votre cerveau : vous finalisez votre journée pro. Cela vous permettra de quitter votre bureau sereine-e et de penser à autre chose.

Références pour cet article Ty Managers

  • *Robert Dilts est un auteur, formateur et consultant américain travaillant dans le domaine de la programmation neuro-linguistique. L’échelle de Dilts comprend 6 niveaux interreliés : L’environnement impacte le comportement qui va avoir de l’influence sur les capacités, qui elles-mêmes vont conditionner notre système de croyances et de valeurs, puis notre identité et enfin notre mission (et l’inverse). Agir sur un niveau va influencer les autres.
  • Coach académie (Sylvie Baille et Jean-Pierre Roy)
  • La magie du rangement (Marie Kondo)
  • Priorité aux priorités (Stephen R Covey)
  • Le feng shui

Dirigeant zen

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