Cet article présente trois astuces simples pour optimiser son temps au travail.

• Si vous avez le sentiment :
  • de ne plus décider de votre organisation au travail,
  • d’être submergés par les sollicitations continues tout au long de la journée, exigeant des réponses « tout de suite-maintenant » ;
• Si vous ressentez une fatigue permanente le soir après vos journées de travail,
• Si vous ressentez un état de stress qui se répercute sur votre vie personnelle, votre entourage et votre moral ;

Et bien vous êtes probablement devenu disponible à tout moment, parce que les nouvelles technologies et leurs outils, associés à de nouveaux comportements au travail ont fini par vous imposer leur directive et leur rythme…

Et lorsque nous sommes en permanence sollicités par notre environnement (sonnerie de téléphone, bip quand on reçoit un mail, un message, pop-up, porte du bureau toujours ouverte…), nous le subissons. Nous devenons au service de notre environnement de travail, et non pas l’inverse (oui, notre environnement devrait être à notre service). Nous perdons en productivité, en efficacité face à la multitude de tâches qui s’impose à nous. Et nous finissons par oublier la gestion de nos priorités.

Il est alors impossible de rester concentré durablement sur son travail, sur un projet, sur une stratégie, ni d’être productif … Et au final, nous ne pouvons pas accomplir correctement sa mission.

Cela n’est pas écologique pour sa santé !

Bonne nouvelle : vous pouvez reprendre les commandes et optimiser votre temps de travail !

Oui, c’est possible d’optimiser son temps au travail, même sans formation !

Il s’agit de mettre en place trois habitudes simples et de se positionner par rapport à ces trois objectifs.

C’est incroyable le sentiment de bien-être que cela procure, la clarté que cela apporte, ainsi que le gain en temps qui se compte par plusieurs dizaines de minutes au quotidien, voire plus d’une heure.

Ne me croyez pas ! Mais testez-les sur les 3 prochaines semaines et faites un bilan. Voyez par vous-même comment cela change votre vie au travail !

Astuces de motivation : avant de commencer, pour rester motivé, listez pourquoi vous voulez mieux optimiser votre temps, quels en seront les bénéfices pour vous, dans votre vie et quel impact cela pourrait avoir sur votre efficacité au travail et sur votre équipe.

Habitude n° 1 – Calez vos priorités dans votre agenda

Au même titre que vous planifiez vos rendez-vous, focalisez-vous sur ce qui est important pour vous, sur les tâches prioritaires en fonction de vos objectifs et planifiez les actions nécessaires. C’est ce que j’appelle la gestion de disponibilité optimisée.  

Il peut s’agir d’un rendez-vous avec un projet d’entreprise ou d’établissement, d’un rendez-vous avec une réflexion stratégique, d’un rendez-vous avec une veille réglementaire ou un outil de gestion, d’un rendez-vous sport parce que votre santé est primordiale, d’un rendez-vous ressource ou formation, etc….

Pendant un rendez-vous avec un interlocuteur en présentiel, vous demandez à ne pas être dérangé, vous ne regardez pas vos mails, et ne répondez pas aux appels. Vous savez parfaitement gérer ce temps d’entretien et l’organisation qui va avec. Alors l’un des conseils que vous pouvez suivre ici est d’appliquer systématiquement cette règle : lorsque vous êtes en rendez-vous avec les projets qui sont importants pour vous, en rendez-vous avec vos priorités.

Habitude n° 2 – Reprendre le pouvoir sur vos mails et vos appels pour faciliter l’optimisation de votre temps de travail

Etre dans les mails des autres, c’est être dans le projet des autres, c’est répondre à leurs priorités et oublier les vôtres !

Les outils de mailings sont des moyens de communiquer extraordinaires, mais si vous commencez votre journée par lire tous vos mails et si vous les lisez dès qu’il en arrive un : c’est le signe que vous mettez les projets des autres en priorité. Et ce n’est pas la bonne solution pour gagner du temps.

Voici une méthode simple et efficace : planifiez un à deux temps de lecture quotidien (ou plus) dans votre agenda et tenez-vous-y !

Par exemple, le matin de 10h à 10h30 et le l’après-midi de 15h30 à 16h

Lors de ces temps dédiés, passez tous les mails en revue et traitez-les.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez prévoir des rubriques : à lire, archives….

De cette façon votre boite de réception est toujours nickel en fin de journée.

Appliquez la même méthode pour les appels téléphoniques : répondez et traitez vos appels pendant les plages horaires définies à planifier quotidiennement dans votre agenda. Les gens s’habitueront.

Et pensez à supprimer tous les signaux sonores polluants (sonnerie, bip, notifications…) qui joue avec votre concentration. Votre activité et la qualité de votre management s’en ressentira de façon positive.

Habitude n° 3 – Planifier les interruptions pour optimiser votre organisation du travail

Vous avez remarqué que les imprévus arrivent chaque jour et que vous êtes interrompu à longueur de journée ! De la même façon, prévoyez à votre agenda des tâches « interruption – imprévues » et planifiez des moments précis où vous vous rendez disponible dans la journée.

Pour chaque journée, instaurez ces plages horaires dans votre agenda, pendant lesquelles vous serez accessible pour les différentes demandes des uns et des autres. Cela constitue une habitude efficace, car vous aurez tendance à planifier la juste activité que vous serez en capacité de réaliser (pas trop d’objectifs dans la journée). De plus, vous ne subirez plus les interruptions ni les imprévus car … ils seront déjà prévus et intégrés à votre agenda.  

A l’heure actuelle, au regard de votre métier, comptez un tiers de votre temps en imprévus… Vous pourrez toujours réajuster ensuite.

Optimiser son temps demande de communiquer

Après cette planification, votre agenda sera presque plein. Ce qui est une excellente nouvelle, car si vous ne remplissez pas votre agenda, ce sont les autres qui le remplisse pour vous. En reprenant en main l’organisation de votre agenda, vous êtes alors plus productif et plus efficace en moins de temps.

De façon à ce que ce soit compris et admis par votre équipe, communiquez auprès de vos collaborateurs sur votre nouvelle organisation et sur votre nouvelle gestion du temps. Faites-le savoir : informez la secrétaire d’accueil, posez une petite affiche sur la porte de votre bureau, demandez à ceux qui viennent vous voir régulièrement, qui vous interrompent, de respecter ces créneaux autant que possible…

Votre temps est IMPORTANT et vous montrez aux autres que vous n’êtes pas “dérangeable” n’importe quand.

En procédant ainsi, vous vous positionnez, vous priorisez et vous posez un acte de management significatif.

Bien évidemment il sera cohérent de montrer l’exemple ! Ne sollicitez pas les autres à la moindre occasion sans respecter leur propre organisation, et là encore il sera pertinent de planifier vos demandes.